元人事担当者が語る!新卒内定者の内定辞退を避けるための内定者フォローには手紙がおすすめ?

投稿日:2019年4月16日 更新日:

元人事担当者が語る!新卒内定者の内定辞退を避けるための内定者フォローとは?3

一般的な新卒内定者が会社に入るまで、
内定を出してから正式入社まで1年近く期間があります。

せっかく慎重に選考を重ね審査をし、
内定を出した学生の方からの辞退は避けたいですよね。
私も人事担当をしていた頃、内定の辞退を受けた経験が
あり、どうしても入って欲しかった学生さんからの内定辞退で
本当に残念な思いをした経験が何度もあります。

内定者辞退を減らしたい、そういったお悩みを持つ
人事ご担当者様のために内定者フォローについての
ノウハウをご紹介します

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内定者フォローにお悩みの人事ご担当者様へ

  • せっかく内定を出しても内定辞退が多く困っている
  • 内定者フォローといっても色んな方法がありすぎて
    決めかねている
  • 内定者フォローを試行錯誤しているけど、
    今の方法でいいのか不安

こんなお悩みをお持ちの人事ご担当者様のため、
弊社独自のアンケート調査結果や内定者フォローの
違いをお伝えしていきたいと思います。

まずは内定者フォローの背景からご説明していきます。

日本の採用市場は売り手市場が続いており、
2018年の有効求人倍率は1.78倍にものぼっています

(有効求人倍率とは有効求職者に対する有効求人の
割合を示すもので、一人に対し平均で1.78社が
内定を出していることとなり、平均すると
求職者が企業を選べる立場にある、ということになります)
※一般的には1.5倍を超えると売り手市場と言われています。

内定者は最終的には1社を選ぶことになりますので、
企業側から見ると、内定者1人当たり平均で
0.78社が辞退される、つまり辞退される可能性が
極めて高い状況
ということです。

内定を出すまでの過程として、セミナー、説明会、
その他さまざまな人事ご担当者の方の努力が
内定辞退によって水の泡になってしまう
できればそういったことにはなりたくないですよね。

そのためには内定者フォローをしっかりしていく
必要がある、ということですね。

内定者フォローの方法とその効果とは

内定者フォローをすればいいと言っても、
色んなサービスや方法はあるけど
どれを選んでいいかわからない、ということで

食事会をしておけばいいのでは、
とか社内報を郵送すればきっと
社内に興味を持ってくれるはずだ、と
内定者フォローの中身を掘り下げる余裕がなく、
結局前年の通りにしてしまうケースが多いように感じます。

そんなお忙しいみなさまに、
実際の内定者やその保護者から集めた
アンケート結果を元に、
より効果的な内定者フォローの
方法を簡潔にご紹介します
ので
ぜひご覧いただければと思います。

内定者フォローについてお悩みの採用ご担当者様の
ためにお役に立てるよう、当社では内定者フォローに関する
独自のアンケートを実施しました。

内定者が抱えている不安とは?

内定をもらった学生に聞いた

内定してから就職するまでに抱えていた悩みや不安を選んでください。(複数選択可)

内定者の悩みや不安についてのアンケート結果

内定者の悩み1位
【実際入ってみると内定をもらう前に受けた印象とは大きく違うのではないか】
内定者は、入社してみたらいきなり残業ばかりなのではないか、
社内説明会での雰囲気楽しそうだったが、普段の業務ではどんな雰囲気なのか、
など様々な悩みを抱えています

実際働いてみないと分からないと言われてしまえばそれで
おしまいですが、出来る限り入社前に会社の業務現場を見せたり
人事担当者以外の人と交流できる場を設けるなどを
検討してみるといいでしょう。

内定者の悩み2位
【新しい環境に適応できるのか不安】
これまで学生だった内定者から見ると、
社会人になるということはこれまでの人生とは全く異なる
生活を送ることとなります。

具体的にどういった環境で働いてもらうことになるのか、
上司はどんな考え方の人なのか、会社に入ると何を求められるのか、
良い面だけでなく実態を事前に説明してあげましょう

内定者の悩み3位
同率で4つの項目がランクインしました。

  1. 他にもっといい企業があるのではないか
  2. 本当に内定を受けた会社に入っていいのだろうか
  3. 配属される部署の人と人間関係を築けるかが不安
  4. 自分の能力、経験で本当にやっていけるのか不安

1,2は他の会社の方がいいのではないかという、
内定を出した会社からみると内定者辞退に繋がる
不安が大きいという結果となりました。

こちらは会社の良さをPRして不安を払拭するというより、
実際に内定者が悩んでいる他社がどんな会社で、どの点で悩んでいるのかを
ヒアリングし、人事担当者等から見た視点を伝えて
しっかりとコミュニケーションを取るという姿勢が重要になると
思われます。

3,4は悩みの1位、2位と通じる点がありますね。

効果的な内定者フォローとは?

内定をもらった学生に聞いた

内定先の企業に実施してもらえて良かったこと、また、実施されていないがあると好印象なものを選んで下さい。(複数選択可)


内定者フォロー実施状況のアンケート結果

内定者研修会、内定式などがよかったと回答した人が最も多く、
次いで懇親会、食事会、内定者研修会と続くことから
リアルな交流を望んでいることが分かります。

あると好印象なものでは「手書きの手紙」が上位にきています。
アンケート結果では、実施している企業はありませんでしたが
内定者に良い印象を与えるには効果的な方法と言えそうです。

ここで少し待ってください!
内定者に対してフォローを行うだけでいい?

いいえ、最近では保護者の意見で就職先を決める学生が年々
増えているといわれています。

人事のご担当者様からすると大変だ、と考えてしまいがちですが、
内定辞退を防ぐためには内定者へのフォローだけではなく、
内定者の保護者へ与える企業の印象も大切になってきます。

内定者フォローで保護者に与える印象とは?

内定者の保護者に聞いた

子供の内定先の企業が実施してくれたこと、また、実施されていないがあると好印象なものを選んで下さい。(複数選択可)


保護者目線の内定者フォロー実施状況のアンケート結果

内定者の保護者へ、企業の良い印象を与える」という意味では
内定式はそれほど効果がないことが上の図で分かります。

保護者向けの会社説明会の印象は良いですが
なかなか実施できることではありませんよね。

実際にアンケート内でも実施していた企業はありませんでした。

保護者へ向けてのフォローとしては
直接会えない分、手書きの手紙が効果的であることが分かります。

内定者フォローの方法を使い分けるには?

内定者フォローの方法はたくさんあるけど、どう使い分けたらいいの?」
と迷ってしまうのも仕方ありません。

各業種や会社のイメージによって合う合わないがあって当然です。
では、内定者フォローの方法によってどのような効果があるのか、分かりやすくまとめてみました。

内定者フォロー方法効果辞退防止への影響金銭的コスト人的コスト
内定式同期と交流できる小~中小~中
懇親会、食事会会社のことを深く理解できる
社内イベント会社のことを理解できる小~大
メールマガジン会社のことを理解できる小~中
印刷の手紙会社のことを理解できる
手書きの手紙一人一人に想いが伝わる
社内報の送付会社のことを理解できる
SNS同期と交流できる、不安の解消小~中小~中
内定者研修会会社のことを理解できる、不安の解消小~中
インターンシップ、アルバイト会社のことを深く理解できる小~大
保護者向けの説明会保護者に会社の理解をしてもらう小~中小~中

内定式
「内定式」とは具体的には内定通知書の授与、社長や人事担当役員などからの挨拶、
食事会(経営者や社員との交流)といったを行うことが一般的です。

内定式を行ったとしても内定辞退をする学生は残念ながら少なくありませんが、
会社としては内定通知書を渡すことで一定の内定辞退の抑止力を働かせることができます。

せっかく内定者に集まってもらうのであれば、単に形式的なもので終わらせるのではなく、
懇親会や食事会を行い学生との交流を深めることが望ましいです。

懇親会、食事会
学生は内定が決まっていても、会社はどんな雰囲気なのか、
先輩とはなじめるか、など多くの不安を抱えています

内定式や研修など形式的になりがちな場では聞きづらい
悩みや不安を解消する、という意味で懇親会や食事会は
とても有効な手段です

人事担当者が参加しても問題はありませんが、より色んな考え方の先輩社員と
交流してもらえるようにするといいでしょう。

ただ飲み食いして懇親会を楽しむのではなく、内定者の不安を親身になって
聞いてあげたりすることで相談できる関係性をつくることを意識するとよりよいですね。

社内イベント
スポーツ大会、ハロウィンパーティー、新年会、忘年会など、
社内の行事に参加してもらいます。

仕事中ではわからない一面を感じてもらうことで、より
入社への意欲が高まる可能性もあります。

単に社員の一人として参加してもらうというイメージだと
まだ社内の知り合いも少ない内定者が孤立してしまう
ケースもありますので、なるべく多くの社員とコミュニケーションをとれる
環境を用意したり、内定者を既存社員に紹介する場を設けるなど、
ゲストを迎える姿勢で対応することを意識しましょう。

メールマガジン、社内報の送付、印刷の手紙
内定者の人数が多い場合は懇親会などで一人一人とじっくり向き合う
といったことが難しい場合もあるかもしれません。

そんな場合はメールマガジン、社内報、手紙といったツールを活用するといいでしょう。

目的が内定者辞退防止、ということであればやはり先輩の仕事や会社のリアルな体験や
内定者が抱えているであろう悩みを解決できるような内容にすることをおすすめします。

初めて実施する際は内容をじっくり詰める必要がありますが、
2年目以降を想定しつくることができれば、2年目以降の負担は少なくできるでしょう

業務の内容ばかりではなく、楽しい内容も盛り込みつつ緩急をつけることがポイントです。

手書きの手紙
人事担当者が忙しいことは学生もよくわかっていると思いますが、
そんな中一人一人に手書きの手紙を書いてくれるというのは
日々スマートフォンでのやりとりになれている学生としてはきっと新鮮で、嬉しいはずです。

労力はかかりますし、字に自信がない、というケースも
少なくないと思いますが、自分にしっかり向き合ってくれる会社だ
と印象づけることは辞退防止に大きく寄与します。

SNS
非対面でのコミュニケーションも今の学生にとっては
有効なコミュニケーションの場といえます。

内定者同士の雰囲気を理解できたり、入社前の不安を共有できたり、同期との結束ができたり
有効な手段の一つです。

内定者研修会
内定者研修の目的は大きく分けて2つあります。

一見、入社してからの必要な業務知識をつけさせる、というところに
重きをおいてしまいがちですが、入社前の内定者は「まだ本当にこの会社に入るべきなんだろうか」
という心理であることも忘れないでください。

座学での講習ばかりではなく、人事担当者、研修担当者とのコミュニケーションによって
やはりこの会社にはいりたい、と思えるような内容にするのが望ましいでしょう。

インターンシップ、アルバイト
インターンシップには1、2日程度の短期間のものから
1ヶ月を超えるものまでさまざまですが、
1、2日のインターンシップは基本的に、会社の説明などが多いですね。

1週間以上のインターンシップ、アルバイトは
仕事への理解を高めるだけでなく、内定者と社員の人間関係を構築することにより、
それなりに内定者辞退防止の効果が見込めます

仕事の内容が合わない場合は早期にミスマッチが分かり、逆に内定辞退になる
こともありますが、それは企業側にとっても望ましい場合もあると思います。

保護者向けの説明会
保護者の年代は大企業や公務員が安心、という考え方が根強く、
自分の子供の就職も安定した企業に入らせたいという思考によって
子供の就職を左右する場合も少なくありません。

マイナビの企業新卒内定状況調査では、企業のうち16.5%が
保護者の反対で内定を辞退された」経験がある
というデータが発表されており、保護者の考え方が学生の就職活動に
大きく影響を与えていることがわかります。

こういった背景には、少子化により保護者が学生の就職に関与する機会が
増えたことも関係しているとみられます。

特に中小企業(ベンチャー企業なども含む)は
保護者の理解を得るためにも保護者向けの説明会を検討されてはいかがでしょうか。

内定者フォローに関するまとめ

以上が内定者フォローで人事担当者の方の不安な点を
私なりにまとめたものですが、いかがでしたでしょうか。

「内定者フォローはこれさえすればOK!」
といったものは残念ながらありませんが、
内定者フォローに対する考え方を理解しておくことがとても重要です。

内定者辞退防止には手紙の効果が高い?

アンケート結果でもわかる通り、
手書きの手紙は効果の高い内定者のフォローの一つと
いえると思います。

手書きの手紙を弊社にご依頼いただく、
いただかないに関わらず、
学生様や保護者の方への手紙をおすすめします

例えば、過去に弊社で対応させていただいた
インターンシップ生への手紙などはInstagramで多くの方に
シェアしていただくなど、会社に対して抱く
イメージがプラスになった事例なども多数あります。

(フォロワーの数が多ければ企業のブランドイメージ
向上にも繋がりますね)

手紙はもちろん人事ご担当者様が手書きで書くのが一番望ましいですが、

内定者の数が多い場合や、
手書きで手紙を書いている余裕がない

そんな場合は代筆ドットコムが
皆様のお手伝いをさせていただくことも可能です。

※個人情報は厳守いたします

もちろん人事ご担当者様から内定者の
保護者向けの手紙のご依頼も多数承っております。

手紙以外の内容も含め、本コラムが
みなさまの会社の内定者フォローのお役に立てますと幸いです。

最後までお読みくださりありがとうございました!!

代筆料金詳細

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平井

平井

手紙代筆代行アシスタント歴 10年。一般企業にて、採用の人事担当者(約8年)や営業を統括する管理職の経験があり、セールスレターやDM(ダイレクトメール)に記載する文章作成のお手伝いが得意。元人事担当者目線で履歴書や職務経歴書に記載する自己PRの書き方などのアドバイスにも定評がある代筆ドットコムのムードメーカー。特技は日常英会話。

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